Você escolhe, em minutos, de 5 a 9999. O padrão é 2 horas antes. O sistema procura os agendamentos a cada minuto e trabalha com uma janela de tolerância em torno do horário ideal, de 4 a 10 minutos conforme a antecedência que você definiu, para o envio não depender do minuto exato.
Automação de mensagens: confirmação de agendamento e lembrete saem sozinhos
O agendamento é criado e o aviso já sai. Horas antes do atendimento, o cliente recebe o lembrete e o link para confirmar. Você acompanha a fila do que ainda vai sair, o histórico do que já saiu e o motivo de cada mensagem que não chegou, com reenvio na mesma tela.
Antecedência definida por você
Confirmação pelo próprio cliente
Registro de cada envio
O buraco na agenda quase nunca é falta de cliente
A cadeira fica vazia das 15h às 16h30 e a explicação é sempre a mesma: o cliente marcou há duas semanas e esqueceu. Ninguém desmarcou, ninguém avisou, e aquele horário não pôde ser oferecido para mais ninguém porque, no sistema, ele continuava ocupado até a hora de virar prejuízo.
A saída conhecida é pior ainda: alguém da recepção passa a manhã abrindo a agenda do dia seguinte e digitando cliente por cliente. Funciona nos dias calmos. No sábado cheio, na véspera de feriado, na semana que a pessoa faltou, simplesmente não acontece. E o lembrete que depende de alguém lembrar não é um processo, é sorte.
Avisar é só metade do trabalho
Mandar a mensagem não resolve se você não sabe se ela chegou. Telefone digitado errado no cadastro, cliente que trocou de número, mensagem que nunca saiu porque o número da empresa estava fora do ar: sem registro, tudo isso vira a mesma frase no fim do dia, que é eu acho que mandei.
Confirmar é a parte que libera o horário
Lembrar é bom, confirmar é melhor. Quando o cliente responde antes, o horário que ele não vai usar volta para a agenda com tempo de ser vendido, em vez de aparecer como uma cadeira vazia às 15h. É por isso que a confirmação vem com o lembrete, e não no lugar dele.
Automatizar a mensagem não é deixar de falar com o cliente. É tirar da recepção a parte repetitiva, para que o tempo dela vá para quem está na cadeira, na frente dela.
Parar de perder horário por esquecimento
7 dias grátis, sem cartão de crédito
Da configuração ao lembrete que sai sozinho
Você configura uma vez: o número, o texto e a antecedência. Depois disso, o sistema olha a agenda a cada minuto e cuida do resto.
Modelo de lembrete, como já vem pronto
Olá, {nome}. Gostaríamos de lembrar do seu agendamento aqui conosco para o dia {data} às {horario}, com o profissional {profissional}.
Serviço(s): {servicos}.
Valor total: {valor_total}.
Atenciosamente, equipe {empresa}.
Variáveis disponíveis, clique para inserir
{nome}
{data}
{horario}
{profissional}
{servicos}
{descricao}
{valor_total}
{empresa}
{link}
1
Conecta o número da sua empresa
A conexão é feita uma vez por unidade, lendo um código na tela ou pedindo um código de pareamento pelo número com DDD. A tela mostra o perfil conectado e o estado atual, e só unidades conectadas entram no envio.
2
Escreve o texto do jeito da casa
Cada tipo de mensagem tem o texto próprio, com até 1000 caracteres e preview ao lado. As variáveis entram com um clique e são trocadas na hora do envio pelo nome do cliente, data, horário, profissional, serviços e valor.
3
Define a antecedência
O lembrete é medido em minutos antes do horário, de 5 a 9999, e o padrão é 2 horas. O link de confirmação usa outra régua, em horas: de 24 a 72 horas antes do atendimento, e ele expira sozinho.
4
O sistema varre a agenda a cada minuto
A cada minuto ele procura os agendamentos que entraram na hora de avisar, com uma janela de tolerância de 4 a 10 minutos em torno do horário ideal. Passou do atendimento sem enviar, a mensagem é marcada como fora do prazo em vez de sair atrasada.
5
A confirmação manda no lembrete
Com o link de confirmação ligado, o lembrete de quem ainda não confirmou fica bloqueado até a resposta chegar, para o cliente não receber duas cobranças do mesmo horário. A exceção é a remarcação: horário mudado envia mesmo fora da janela, porque avisar atrasado é melhor do que não avisar.
Configurar meu primeiro lembrete
7 dias grátis, sem cartão de crédito
Fila à vista, histórico honesto
Automático não quer dizer invisível. Dá para ver o que ainda vai sair, o que já saiu e o que falhou, com o motivo escrito em português.
A fila de aguardo lista os agendamentos futuros que ainda vão receber mensagem, com o cliente, o horário e o tipo de envio previsto. Quando não dá para esperar a janela, existe o disparar agora para aquele agendamento específico, e a mensagem sai na hora.
O histórico guarda cada envio, agrupado por agendamento, com filtro por cliente, por data, por tipo e por situação. Quando algo falha, o registro mostra o motivo: número inválido, cliente sem telefone cadastrado, agendamento cancelado ou alterado, recurso desativado nas configurações, texto em branco ou o horário que já tinha passado. Quando a conexão do número cai, ou quando as tentativas de reenvio se esgotam, você recebe um aviso em vez de descobrir depois.
O mesmo canal é usado por outros dois recursos que valem a visita: a recuperação de clientes, que traz de volta quem sumiu, e a ficha de anamnese, que chega ao cliente por link antes do atendimento.
Enviado
Pendente
Falhou
Fora do prazo
Cancelado
Fila de aguardo
Em filaOs agendamentos futuros com horário válido que ainda vão receber lembrete ou link de confirmação, na ordem em que vão sair, com a opção de disparar um deles na hora.
Histórico de envios
RegistroTudo que saiu, agrupado por agendamento e filtrável por cliente, data, tipo e situação. Os registros antigos viram resumo depois de dois meses fechados, então a tela não fica pesada com o tempo.
Reenvio
CorreçãoAté 3 tentativas por mensagem, com 5 minutos de espera entre uma e outra. As falhas das últimas 24 horas são reprocessadas sozinhas a cada 5 minutos, e você pode corrigir o telefone e reenviar na mesma janela.
Antes de sair, o número é tratado: fica só com os dígitos, ganha o código do país se faltar e, quando o destino não existe, o sistema ainda tenta a variante com e sem o nono dígito, que é o caso clássico do cadastro antigo de cidade do interior.
Ver a fila de envios por dentro
7 dias grátis, sem cartão de crédito
As mensagens que o Belflow envia
Cinco automáticas, cada uma com liga e desliga próprio, e uma que sai quando você manda. Todas são de texto, e levam link quando o cliente precisa fazer alguma coisa.
Lembrete
AutomáticaO aviso do horário que está chegando, com serviço, profissional e valor, no texto que você escreveu.
Sai de 5 a 9999 minutos antes, padrão de 2 horasNotificação de reserva
AutomáticaA confirmação de que o horário ficou guardado, com data, hora e profissional, para o cliente não ficar na dúvida depois de marcar.
Sai assim que o agendamento é criadoLink de confirmação
AutomáticaO cliente toca no link e confirma o horário sozinho. O link expira, e enquanto a resposta não chega o lembrete daquele agendamento fica segurado.
Sai de 24 a 72 horas antes do atendimentoAvaliação
AutomáticaO pedido de avaliação com o seu link, enviado enquanto o atendimento ainda está fresco na cabeça do cliente.
Sai quando a comanda é finalizada ou pagaFicha de anamnese
AutomáticaO link da ficha, para o cliente preencher antes de chegar, quando o serviço marcado exige anamnese.
Sai ao agendar um serviço que exige a fichaRecuperação de clientes
Você disparaA campanha para quem sumiu, com ou sem desconto, enviada em ritmo controlado para não virar um disparo só.
Sai quando você manda, um a um ou em massaRitmo controlado no envio em massa
Campanha grande não sai de uma vez. Você define o intervalo entre uma mensagem e outra, de quantas em quantas o sistema faz uma pausa e quanto tempo essa pausa dura. O padrão é 2 minutos entre mensagens, com 30 minutos de pausa a cada 15 envios, e a tela mostra a estimativa de mensagens por hora e o tempo total antes de você confirmar. Os detalhes de quem entra na lista estão na página de recuperação de clientes.
Ativar as mensagens automáticas
7 dias grátis, sem cartão de crédito
O que a automação de mensagens do Belflow oferece
Configurado uma vez, funciona todo dia, e deixa rastro de tudo que foi enviado.
Lembrete antes do horário
A antecedência é sua: de 5 a 9999 minutos antes do atendimento, com padrão de 2 horas e janela de tolerância de 4 a 10 minutos.
Confirmação feita pelo cliente
O link de confirmação sai de 24 a 72 horas antes, expira sozinho e segura o lembrete de quem ainda não respondeu.
Aviso no ato do agendamento
A notificação de reserva sai assim que o horário é marcado, com data, hora, profissional e serviços.
Texto próprio para cada tipo
Até 1000 caracteres por mensagem, com preview ao lado e variáveis que entram com um clique no texto.
Ritmo controlado no envio em massa
Intervalo entre mensagens, pausa a cada tantos envios e duração da pausa, com estimativa de mensagens por hora antes de confirmar.
Fila de aguardo na tela
Os envios futuros ficam listados na ordem, e dá para disparar um agendamento específico sem esperar a janela.
Histórico com motivo da falha
Enviado, pendente, falhou, fora do prazo ou cancelado, com o motivo escrito em português e filtro por cliente, data e tipo.
Reenvio com telefone corrigido
Até 3 tentativas com 5 minutos de espera, reprocessamento automático das falhas das últimas 24 horas e correção do número na hora do reenvio.
Acesso restrito ao administrador
O número é da empresa, então a área de mensagens fica com quem administra a conta, e não com o colaborador.
Testar a automação grátis
7 dias grátis, sem cartão de crédito
Comece a semana que vem com a agenda avisada
A automação de mensagens já vem no Belflow. Nos 7 dias de teste dá para conectar o número da sua empresa, escrever o texto do lembrete, marcar um horário de verdade e ver a mensagem entrar na fila.
Perguntas frequentes sobre automação de mensagens
Confirma, pelo link de confirmação. Ele sai de 24 a 72 horas antes, conforme você configurar, e expira sozinho. Enquanto a confirmação não chega, o lembrete daquele agendamento fica bloqueado, para o cliente não receber duas cobranças sobre o mesmo horário. E se você remarcar um horário que já tinha lembrete programado, o envio acontece mesmo fora da janela, porque avisar atrasado é melhor do que não avisar.
Ela fica registrada com o motivo, em português: número inválido, cliente sem telefone cadastrado, agendamento cancelado ou alterado, recurso desativado nas configurações, texto da mensagem em branco, número da empresa desconectado, ou o atendimento que já tinha acontecido quando a mensagem sairia. O sistema reprocessa as falhas das últimas 24 horas a cada 5 minutos, e você também pode reenviar na mão.
Cada tipo tem o texto próprio, com até 1000 caracteres e um preview ao lado enquanto você escreve. As variáveis entram com um clique: nome, data, horário, profissional, serviços, descrição, valor total e o nome da empresa, além dos links de confirmação, de avaliação e da ficha de anamnese.
Pelo ritmo. Você define o intervalo entre uma mensagem e outra, de quantas em quantas mensagens o sistema faz uma pausa e quanto tempo essa pausa dura. O padrão é 2 minutos entre mensagens, com pausa de 30 minutos a cada 15 envios, e a tela mostra a estimativa de mensagens por hora antes de você confirmar. O envio sai aos poucos, em vez de num disparo só.
Não tem. O Belflow envia as mensagens e registra o que saiu, mas não existe caixa de entrada para responder cliente por dentro do sistema, nem robô com menu de opções, nem agendamento feito pela conversa. A única resposta tratada de forma automática é o sim ou não da campanha de recuperação de clientes.
Não. Todas as mensagens automáticas são de texto. Quando é preciso levar o cliente para alguma coisa, como confirmar o horário, avaliar o atendimento ou preencher a ficha de anamnese, a mensagem leva um link.
Não envia. O Belflow mostra a lista de aniversariantes e o contato é feito por você, na hora que quiser. Automáticas são apenas as mensagens ligadas ao agendamento, ao atendimento finalizado e à ficha de anamnese.