Porque pagar e controlar são duas coisas diferentes. O Belflow não paga nada por você: não emite boleto, não manda remessa bancária e não agenda pagamento em banco, a baixa é um registro que você faz. O que ele guarda é o vencimento antes de a conta vencer e, no dia em que o dinheiro sai, o destino daquela saída. É assim que ENERGIA deixa de ser um valor solto no extrato e vira uma linha que soma com as outras no fluxo de caixa.
Contas a pagar: cada despesa com fornecedor, data e destino
O boleto do distribuidor, a conta de luz e o salário ficam no mesmo lugar, cada um com o seu vencimento e com uma conta do plano de contas que diz para onde o dinheiro foi. Na hora de pagar, você baixa várias parcelas de uma vez e a saída já nasce no fluxo de caixa.
Plano de contas em dois níveis
Parcela com vencimento próprio
Baixa lançada no fluxo de caixa
A pasta do balcão não é um controle de despesas
Tem o boleto do distribuidor de produto, a conta de luz que veio mais alta, o aluguel, a parcela da cadeira nova, o honorário do contador e o vale de uma colaboradora. Chegam em dias diferentes, por canais diferentes, e acabam todos no mesmo lugar: uma pasta atrás do balcão, um grupo de WhatsApp e a cabeça do dono.
O aviso de que aquilo tudo não estava sob controle costuma chegar de dois jeitos. Ou uma conta vence e ninguém percebe, e a segunda via volta com juros, ou o dono senta para entender o mês e descobre que sabe exatamente quanto entrou e quase nada sobre o que saiu.
Uma pergunta simples que quase ninguém consegue responder
Quanto este negócio gastou com produto no mês passado? E com pessoal? E com as taxas que o cartão reteve? O total das saídas até existe, no extrato do banco, mas ele é um bloco só. Sem uma composição por destino, não dá para saber se o problema do mês foi a compra grande de produto, a folha ou o aluguel que subiu.
Vencimento é uma data, não um sentimento
Uma compra dividida em quatro vezes não é uma dívida só, são quatro compromissos com quatro datas diferentes. Enquanto isso for um boleto guardado na pasta, cada vencimento depende de alguém lembrar. E a conta que passa despercebida quase nunca é a maior, é a mais chata: a pequena, recorrente, que ninguém acha que vale a pena anotar.
Controlar despesa não é apertar o cinto. É conseguir olhar para trás e dizer, com números, quais foram os três maiores destinos do dinheiro no mês, antes de decidir onde cortar.
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O plano de contas é quem responde para onde o dinheiro foi
Toda despesa nasce ligada a uma conta. É essa escolha, feita no momento do lançamento, que transforma um monte de saídas soltas em uma leitura do mês.
Dois níveis, e o de cima manda no sinal
O nível de cima é o grupo, com um tipo, Receita ou Despesa, e uma classificação entre Receitas, Impostos, Despesas Variáveis, Despesas Fixas e Despesas com Pessoal. O nível de baixo é a conta, que é o que você escolhe no dia a dia. E o grupo não é decoração: conta de um grupo de Receita vira entrada, conta de qualquer outro grupo vira saída, então não existe despesa registrada como entrada por erro de clique.
Você monta o seu, sem começar do zero
Dá para criar grupos e contas do jeito que o seu negócio fala. Se o gasto com tráfego pago merece uma conta separada de MARKETING, crie. A descrição do grupo é gravada em maiúscula e precisa ser única dentro da unidade, para não existirem dois destinos com o mesmo nome disputando os mesmos lançamentos.
O que já foi usado não pode sumir
Grupo que tem contas dentro e conta que já tem transações ficam com o cadeado de exclusão fechado. Isso protege o histórico: apagar uma conta que já recebeu meses de lançamento seria apagar a explicação de um pedaço do passado.
É aqui que a pergunta do mês é respondida
Quando a parcela é paga, o plano de contas escolhido no lançamento vai junto para o fluxo de caixa, dentro da descrição da saída. Lá o filtro por plano de contas existe, e é ele que responde quanto foi para COMPRA DE MERCADORIA no mês, quanto foi para SALARIOS e quanto ficou em DESPESAS OPERACIONAIS.
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Da nota do fornecedor até a parcela na lista
A despesa pode ser digitada por você ou chegar pronta da compra. Nos dois caminhos o resultado é igual: parcelas numeradas, com fornecedor, documento e data.
1
Nova despesa, no nome do fornecedor
Você busca o fornecedor, escolhe o plano de contas, informa o vencimento, o valor e em quantas vezes. O campo de documento é onde entra o número da nota ou do contrato, e é ele que amarra as parcelas de uma mesma origem.
2
Parcela, no modo fixo ou dividido
No modo dividido, o valor total é repartido pelo número de parcelas. No modo fixo, o valor que você digitou vale para cada uma delas, que é o caso do aluguel dos próximos seis meses. Cada parcela guarda a sua posição dentro do grupo, como 1/4, e todas nascem pendentes.
3
Ou a compra lança as parcelas por você
Quando a entrada da mercadoria é feita em Compras e estoque, finalizar a compra já cria as parcelas no contas a pagar, em nome do fornecedor e na conta configurada para compras. A forma de pagamento e o banco definidos ali ficam como sugestão, e são trocados pelos que você usar de fato na baixa.
4
A lista chega agrupada e com o resumo em cima
As contas do período aparecem agrupadas por fornecedor e documento, com o resumo trazendo A Pagar, Pago, Total do Período e Vencidas. O filtro refina por período, fornecedor ou status, com os botões Pendente, Paga e Vencida.
5
Corrigiu o destino? O grupo se reorganiza
No contas a pagar, um grupo é a soma de três coisas: fornecedor, plano de contas e documento. Mudar qualquer uma delas em uma parcela realoca a parcela para o grupo certo e renumera os dois lados, então nunca sobra um 3/4 solto sem os irmãos.
Pendente
A parcela existe, tem data e ainda não foi paga. É como toda parcela nasce.
Abatida
Saiu menos do que a parcela pedia, e o que faltou virou uma parcela nova.
Paga
O valor ajustado foi coberto por inteiro, com a data do pagamento gravada.
Vencida
Não é um estado gravado, é a leitura de uma parcela em aberto com data já passada.
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Dar baixa, quando o dinheiro sai de mais de um lugar
Raramente a vida é uma conta e uma forma de pagamento. Duas parcelas quitadas com uma parte em dinheiro e outra no Pix continuam sendo um ato só na tela, e viram lançamentos separados no financeiro.
Você marca as parcelas, abre o Pagar Parcelas e adiciona as formas de pagamento com os valores que saíram de cada uma. Desconto e acréscimo são informados parcela a parcela, ali mesmo, e a tela mostra o total ajustado e o total pago lado a lado enquanto você digita.
O que o sistema faz com isso é consumir os valores informados parcela a parcela, em ordem. Para cada par de parcela e forma de pagamento nasce um lançamento próprio no fluxo de caixa, com o plano de contas, o fornecedor e a parcela na descrição. É por isso que a confirmação avisa que o pagamento foi lançado individualmente no fluxo de caixa.
Quando falta, sobra uma parcela. Quando sobra, o valor não some
Se o dinheiro informado não cobre a parcela inteira, ela fica Abatida com o que realmente saiu, e o saldo restante vira uma parcela nova pendente, com a observação de quanto foi abatido e em que data. O vencimento dela pode ficar como estava, cair um número de dias depois ou ir para uma data fixa. E se sobrar dinheiro depois de tudo liquidado, o excedente vira lançamento marcado como valor excedente e é somado à última parcela.
Pagou errado, estorna
O estorno apaga as saídas que aquele pagamento criou no fluxo de caixa, registrando cada uma na auditoria com a origem contas a pagar. A parcela paga volta a pendente, com data de pagamento, valor pago, desconto e acréscimo zerados. A parcela abatida devolve o valor para a remanescente, sai da lista, e a numeração do grupo se refaz.
O que o sistema não faz no seu lugar
Ele não avisa que uma conta está para vencer, por nenhum canal, e não agenda pagamento em banco. Também não emite boleto nem manda remessa bancária: a baixa é um registro que você faz depois de pagar do jeito que já paga hoje. O que muda não é como você paga, é o que fica registrado quando você paga.
Parcelas selecionadas
Distribuidora Belle, parcela 2/3
R$ 480,00
Distribuidora Belle, parcela 3/3
R$ 480,00
Desconto na parcela 3/3
R$ 30,00
Total ajustado
R$ 930,00
Formas de pagamento informadas
Dinheiro
R$ 430,00
Pix
R$ 500,00
Total pago
R$ 930,00
Saídas criadas no fluxo de caixa
COMPRA DE MERCADORIA, parcela 2/3, via Dinheiro
R$ 430,00
COMPRA DE MERCADORIA, parcela 2/3, via Pix
R$ 50,00
COMPRA DE MERCADORIA, parcela 3/3, via Pix
R$ 450,00
Três lançamentos, não um só, porque cada um tem a sua forma de pagamento e o seu banco. Nenhum deles precisa ser digitado de novo no financeiro.
Pagar com mais de uma forma
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O que o contas a pagar do Belflow entrega
Lançar a despesa, saber quando ela vence e registrar a baixa. O destino do dinheiro fica gravado no caminho, sem trabalho extra.
Despesa lançada com destino
Fornecedor, plano de contas, documento, vencimento e valor. A conta escolhida no lançamento é o que diz para onde aquele dinheiro foi.
Plano de contas em dois níveis
Grupos e contas criados por você, com a unidade nova já nascendo com 7 grupos e 24 contas prontos para usar.
Parcelamento fixo ou dividido
Repetir o mesmo valor em todas as vezes ou dividir o total pelo número de parcelas, com a posição de cada uma gravada, como 1/4.
Parcelas que vêm da compra
A nota finalizada em Compras e estoque lança as parcelas em nome do fornecedor, com forma de pagamento e banco sugeridos.
Baixa com várias formas de pagamento
Selecione as parcelas, adicione as formas e o sistema consome os valores em ordem, com desconto e acréscimo por parcela.
Uma saída no fluxo por parcela e forma
Cada par de parcela e forma de pagamento vira um lançamento próprio, com plano de contas e fornecedor na descrição.
Pagamento parcial com remanescente
A parcela fica Abatida e o saldo vira parcela nova pendente, com opção de postergar por dias ou por data fixa.
Sobra tratada, não perdida
Valor pago acima do total gera lançamentos marcados como valor excedente, somados à última parcela liquidada.
Estorno com auditoria
Desfaz o pagamento, apaga as saídas no fluxo, registra a origem na auditoria e devolve a parcela ao estado anterior.
Cada unidade tem o próprio contas a pagar e o próprio plano de contas, sem nada compartilhado entre as lojas. O acesso ao módulo é concedido colaborador a colaborador, e quem enxerga o módulo também pode criar, editar, excluir, pagar e estornar.
Testar o contas a pagar grátis
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Pare de descobrir a despesa pela segunda via
Contas a pagar e plano de contas já vêm no Belflow, ligados ao fluxo de caixa e a Compras e estoque. Durante os 7 dias de teste dá para lançar o boleto do seu fornecedor em quatro vezes, pagar a primeira parcela e ver a saída aparecer no financeiro com o destino certo.
Perguntas frequentes sobre contas a pagar
Para responder para onde o dinheiro foi. Ele tem dois níveis: o grupo, como DESPESAS OPERACIONAIS, e a conta dentro dele, como ENERGIA ou MARKETING. Toda despesa é lançada em uma conta, e essa conta acompanha o pagamento até o fluxo de caixa. O grupo ainda decide o sinal do lançamento: conta de um grupo de Receita vira entrada, conta de qualquer outro grupo vira saída, sem depender de quem está digitando.
Não avisa. Não existe lembrete de conta a vencer por nenhum canal, nem agendamento de pagamento no banco: quem abre a tela é você. O que o sistema entrega é o recorte pronto quando você abre. O resumo do período mostra A Pagar, Pago, Total do Período e Vencidas, e o filtro tem os botões Pendente, Paga e Vencida, além de período e fornecedor.
Pode. Você seleciona as parcelas, abre Pagar Parcelas e usa Adicionar forma quantas vezes precisar, cada forma com o próprio valor e banco. O sistema consome esses valores parcela a parcela, em ordem, e cria um lançamento separado no fluxo de caixa para cada par de parcela e forma de pagamento usada. A descrição de cada lançamento traz o plano de contas, o fornecedor e a parcela.
A parcela passa a ter status Abatida, guardando o que realmente saiu, e o saldo que faltou vira uma parcela nova pendente dentro do mesmo grupo, que é renumerado. Essa parcela nova nasce com a observação de quanto foi abatido e em que data, e você escolhe se ela mantém o vencimento original, cai um número de dias depois dele ou vai para uma data fixa.
Vira, quando a compra entra por Compras e estoque. Na finalização você define o número de parcelas, o intervalo entre elas e a data do primeiro vencimento, e as parcelas nascem no contas a pagar em nome do fornecedor. A forma de pagamento e o banco escolhidos ali ficam gravados como sugestão, e são substituídos pelos que você realmente usar no dia em que a parcela for paga.
Só enquanto estiverem vazios. Grupo que já tem contas dentro e conta que já tem transações ficam bloqueados para exclusão, com um cadeado na tela, para não quebrar o histórico do que já foi lançado. Criar é livre, com uma única exigência: a descrição do grupo não pode se repetir dentro da mesma unidade.
Estornando o pagamento. O estorno apaga do fluxo de caixa as saídas que aquele pagamento gerou, registra cada uma na auditoria com a origem contas a pagar e guarda o próprio estorno na auditoria do módulo. Parcela que estava paga volta a ficar pendente, com data de pagamento, valor pago, desconto e acréscimo zerados. Parcela que estava abatida devolve o valor para a remanescente, sai da lista, e a numeração do grupo se refaz.