Não manda, e é melhor saber disso antes de contratar. A tela de aniversariantes é uma lista: mostra quem faz aniversário no mês, com o dia de cada um, e em cada linha há um botão que abre a conversa daquela pessoa no WhatsApp, em uma aba nova, já no número certo. O texto quem escreve é você.
Cadastro de clientes: quem é, o que já fez e quando faz aniversário
Uma ficha por pessoa, com o telefone conferido antes de virar mensagem e o endereço preenchido pelo CEP. Dentro dela, a linha do tempo com os agendamentos, as comandas e os pagamentos daquele cliente. E, numa tela só, quem faz aniversário hoje, nesta semana e no resto do mês, com o WhatsApp a um clique.
Cliente e fornecedor na mesma ficha
Histórico de atendimentos e pagamentos
Aniversariantes com WhatsApp a um clique
O cliente lembra de você. Você lembra dele?
Ela sentou na cadeira e perguntou se dava para repetir a cor da última vez. Ninguém sabe qual foi. Estava anotado na agenda de papel do ano passado, ou no WhatsApp de uma profissional que não trabalha mais aí, ou na cabeça de alguém que tirou folga. O atendimento continua, porque sempre continua, mas começa com uma pergunta que deveria estar respondida.
O mesmo acontece com o contato. O telefone está salvo em três lugares diferentes, um deles com um dígito a menos, e isso só aparece no dia em que a mensagem não entrega. E aí tem o aniversário, que passou batido. Não porque você não se importa, mas porque a data está guardada num campo que ninguém olha e não existe uma tela que diga, hoje de manhã, quem faz anos.
Nenhuma dessas coisas derruba um negócio sozinha. Juntas, elas fazem o cliente sentir que é atendido por um lugar, e não por alguém que o conhece. É a diferença entre a pessoa voltar porque é perto e voltar porque é ali que ela é lembrada.
Cadastro de cliente não é burocracia. É a única forma de a informação sobreviver à saída de um profissional, à troca de celular e ao dia em que você não estava lá.
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Uma ficha só, para cliente e para fornecedor
O cadastro é o mesmo para quem senta na cadeira e para quem te vende produto. Muda o que você marca e os campos que o sistema pede.
1
Escolhe o tipo de pessoa
Física pede nome completo, CPF e data de nascimento. Jurídica pede razão social, nome fantasia, CNPJ e data de abertura. CPF e CNPJ são validados de verdade e não aceitam repetição: se o documento já existe, o sistema avisa antes de salvar.
2
Marca o tipo de cadastro
Cliente e Fornecedor são dois marcadores independentes, e a mesma pessoa pode ser os dois. A manicure que também te vende esmalte tem uma ficha única: os atendimentos dela de um lado, as compras do outro, sem cadastro duplicado.
3
Adiciona os contatos, pelo menos um
WhatsApp, telefone, e-mail, Instagram e site, quantos forem precisos. Quando o sistema precisa de um número, ele segue uma ordem fixa: WhatsApp primeiro, depois celular, depois telefone, pegando o primeiro que estiver preenchido. Você não precisa lembrar qual é o principal.
4
Fecha com o que é só seu
Foto do cliente, para reconhecer na recepção. Observação interna, para as anotações que ninguém mais vê. E Bloquear agendamento, para a pessoa que marca e não aparece: ela deixa de agendar pelo link externo, mas você continua marcando por dentro. Se o nome ou o documento parecer com algo que já existe, aparece o aviso de possível cadastro duplicado.
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O histórico do cliente, na ordem em que aconteceu
Abrindo a ficha de uma pessoa você vê a linha do tempo dela no seu negócio. Não é um relatório: é a resposta para a pergunta que o cliente faz sentado na cadeira.
A linha do tempo junta agendamentos, comandas e pagamentos da mesma pessoa, cada item com o que é e quando foi. Dá para ver que ela marcou, veio, o que foi lançado na comanda daquele dia e como pagou. É o que permite repetir um serviço sem adivinhar, cobrar do jeito certo e saber se aquele desconto virou hábito.
Na lista de pessoas, antes de abrir qualquer ficha, aparece a coluna Último atendimento. Ela responde de relance a pergunta mais comum do dia a dia, faz quanto tempo que essa pessoa não vem, e é o começo natural de qualquer trabalho de recuperação de clientes.
Para o que é técnico e não cabe numa observação solta, cada cliente tem as fichas de anamnese preenchidas, guardadas na própria ficha dele. E quando a pergunta é sobre o conjunto, e não sobre uma pessoa, existe o relatório de pessoas, com filtros e exportação, na área de relatórios gerenciais.
Um efeito disso incomoda no começo e protege depois: quem tem histórico não pode ser excluído. Comandas, agendamentos, compras, contas a pagar e a receber contam como vínculo, e com qualquer um deles o sistema barra a exclusão. Faz sentido: apagar a pessoa apagaria a explicação de lançamentos que já entraram no seu financeiro.
Agendamentos
Na linha do tempoCada horário marcado para aquela pessoa, na data em que aconteceu. Serve para ver frequência e para lembrar quem costuma atender.
Comandas
Na linha do tempoO que foi lançado em cada atendimento. É aqui que mora a resposta para repetir o serviço da última vez sem ficar no chute.
Pagamentos
Na linha do tempoComo e quando cada atendimento foi pago, com entradas e saídas sinalizadas. O dinheiro daquele cliente, no mesmo lugar que o resto da história dele.
Se você tem mais de uma unidade, a pessoa nasce na unidade em que foi cadastrada e pode ser compartilhada com as outras, uma a uma ou em massa a partir do filtro. Para desfazer existe Remover desta unidade, que não exclui o cadastro, só desvincula.
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Aniversariantes do dia, da semana e do mês
Uma tela que lista os clientes com data de nascimento preenchida, organizada pelo mês que você está olhando. Você abre de manhã e sabe de quem falar hoje.
Aniversariantes de setembro
Faltam
Já passaram
Faixa de nascimento
Nome
Telefone
Juliana Prado
Hoje. Último atendimento em julho.
Abrir WhatsApp
Rafael Nogueira
Em 2 dias. Cliente e fornecedor.
Abrir WhatsApp
Camila Duarte
No fim do mês. Último atendimento em agosto.
Abrir WhatsApp
Em cada linha ainda cabem Ver Perfil, Ver histórico da cliente e editar o cadastro, sem sair da tela.
A lista traz os clientes que têm data de nascimento na ficha, filtrados pelo mês em exibição, e você navega mês a mês e por ano. Quando o mês na tela é o corrente, entra o filtro Situação no Mês: Faltam mostra quem ainda vai fazer aniversário daqui para a frente, Já passaram mostra quem fez nos dias que ficaram para trás.
Para olhar só o dia de hoje ou só esta semana, existe a Faixa de Nascimento, que estreita a lista para o intervalo de dias que você escolher. Somando os dois, dá para começar a manhã com os aniversariantes de hoje e terminar a segunda-feira planejando a semana. Ainda há busca por nome, que também procura no nome fantasia, e por telefone, com o número normalizado antes da comparação.
A ação de cada linha é direta: o botão abre a conversa daquela pessoa no WhatsApp, em uma aba nova, já no número certo. Não existe mensagem pronta nem envio disparado pelo sistema. Você escreve o que quiser escrever, do jeito que você fala com aquele cliente, e é por isso que a mensagem não parece uma mensagem de sistema.
O acesso à tela é opcional por colaborador. A permissão de visualizar aniversariantes é liberada por quem você escolher, então a recepção pode ter a lista sem que todo mundo tenha.
Para deixar claro: o Belflow não envia parabéns sozinho. A tela de aniversariantes é uma lista com um atalho para a conversa. Quem escreve e quem decide a hora é você.
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O que o cadastro de clientes do Belflow entrega
Preencher uma vez, direito, para não precisar perguntar de novo.
Cliente e fornecedor no mesmo cadastro
Dois marcadores independentes na mesma ficha, para a pessoa que compra de você e também vende para você.
Pessoa física ou jurídica
Física pede nome, CPF e data de nascimento. Jurídica pede razão social, nome fantasia, CNPJ e data de abertura, com CPF e CNPJ validados e sem repetição.
Contatos conferidos antes de virar mensagem
WhatsApp, telefone, e-mail, Instagram e site, com checagem de dígitos, de DDD da Anatel e recusa de número de teste.
Endereço pela busca de CEP
Logradouro, bairro, cidade e UF preenchidos a partir do CEP, restando o número e o complemento.
Aviso de possível cadastro duplicado
O formulário sinaliza quando o que você está digitando parece com alguém que já existe, antes de salvar.
Linha do tempo do cliente
Agendamentos, comandas e pagamentos daquela pessoa na ordem em que aconteceram, com a coluna Último atendimento já na lista.
Aniversariantes do mês com filtros
Navegação mês a mês, filtro de quem falta e de quem já passou, faixa de nascimento, busca por nome e por telefone.
Bloqueio do agendamento externo
A opção Bloquear agendamento impede a pessoa de marcar sozinha pelo link público, sem desativar o cadastro.
Compartilhamento entre unidades
A mesma pessoa pode aparecer em outras unidades, uma a uma ou em massa pelo filtro, e ser desvinculada sem perder o cadastro.
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O cadastro de clientes vem no Belflow em todos os planos. Nos 7 dias de teste dá para cadastrar de verdade, com CEP e contato conferido, abrir a ficha de quem já foi atendido e ver a lista de aniversariantes do mês.
Perguntas frequentes sobre o cadastro de clientes
Não. O cadastro é um só, com dois marcadores independentes, Cliente e Fornecedor, e a mesma pessoa pode ser as duas coisas. A manicure que também te vende esmalte tem uma ficha única, com os atendimentos dela de um lado e as compras do outro.
Uma linha do tempo com os agendamentos, as comandas e os pagamentos daquela pessoa, na ordem em que aconteceram. Na lista de pessoas ainda aparece a coluna Último atendimento, que responde de relance a pergunta mais comum do dia a dia: faz quanto tempo que essa pessoa não vem?
Para pessoa física, nome completo, CPF e data de nascimento. Para pessoa jurídica, razão social, nome fantasia, CNPJ e data de abertura. Nos dois casos é preciso pelo menos um contato e o endereço completo, com CEP, logradouro, número, bairro, cidade e UF; o complemento é opcional. CPF e CNPJ são validados e não aceitam repetição.
Ele confere o número antes de você depender dele. Tira o 55 do começo quando vem com código do país, exige 10 dígitos para fixo ou 11 para celular, checa se o DDD existe de verdade na lista da Anatel, verifica se o celular de 11 dígitos começa com 9 e recusa miolo com dígito repetido, do tipo 00000000, que é sempre número de teste. O resultado é um entre três: válido, inválido ou sem número.
Dá. Na ficha existe a opção Bloquear agendamento, com o aviso de que a pessoa não poderá agendar pelo link externo. O cadastro continua ativo e você continua marcando por dentro do sistema normalmente. Serve justamente para quem marca e não aparece.
Porque ele já tem histórico. O sistema soma as comandas e os agendamentos como cliente, as compras como fornecedor e as contas a pagar e a receber ligadas a ele; havendo qualquer vínculo, a exclusão é barrada com o aviso de que já possui histórico no sistema. É proposital: apagar a pessoa apagaria a explicação de lançamentos que já entraram no seu financeiro.
Só se você quiser. Cada pessoa nasce na unidade em que foi cadastrada e pode ser compartilhada com outras, uma a uma pela própria ficha ou em massa a partir do filtro. Para desfazer existe Remover desta unidade, que não exclui o cadastro, só desvincula.