Compras
A lista das suas compras com fornecedor, documento, valor e vencimento, separando o que está em aberto do que já foi finalizado. Cada compra abre com os itens, o rateio aplicado e o histórico do que mudou de custo.
Compras e Estoque: da entrada da nota à baixa na venda, com o histórico de cada movimento
Controle de estoque num negócio de serviço tem três peças que precisam conversar: a compra que entra, a venda que sai e o ajuste que corrige. No Belflow elas são o mesmo fluxo. A compra atualiza o custo e gera as parcelas no contas a pagar, a venda baixa o estoque sozinha, e cada movimento fica no histórico com o saldo antes e depois.
A venda baixa sozinha
Custo médio ou último custo
Todo movimento rastreável
Por que o estoque nunca bate, e o que resolve isso
Todo negócio que revende produto já viveu a mesma cena: a tela diz que tem seis, a prateleira tem três. Aí alguém corrige na mão, e duas semanas depois está errado de novo.
A causa quase nunca é o número em si. É que o estoque tem três movimentos e, na maioria dos lugares, só um deles é registrado com disciplina. Entra produto pela compra, sai produto pela venda, e corrige por ajuste quando quebra, vence ou some. Se a venda não baixa sozinha, a conta depende de alguém lembrar de lançar, todo dia, no meio do expediente. Ninguém lembra.
Compra não é só o que você paga
Quando a nota chega, três coisas mudam ao mesmo tempo: a quantidade em estoque sobe, o custo daquele produto muda, e nasce uma dívida com o fornecedor. Tratar isso como três tarefas separadas é o que faz a margem ficar errada: o produto continua com o custo de seis meses atrás enquanto o fornecedor já aumentou duas vezes.
E o mais importante: saber de onde veio a diferença
Descobrir que falta produto é fácil. Difícil é saber por quê. Por isso cada movimento no Belflow guarda o saldo antes e o saldo depois, a origem e quem fez. Quando o número não fecha, você não precisa adivinhar: dá para seguir a trilha do produto para trás até achar o movimento que destoa.
Controle de estoque só funciona quando dá menos trabalho do que não ter. Se depender de lançamento manual a cada venda, ele será abandonado na primeira semana cheia.
Fazer o estoque bater
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Como se lança uma compra no Belflow
O caminho real, da tela de Compras até a parcela no contas a pagar. Depois disso a venda passa a baixar o estoque sozinha, sem mais nenhum lançamento seu.
1
Abre a compra e escolhe o fornecedor
Você digita para buscar o fornecedor e, se ele ainda não existir, cadastra ali mesmo sem sair da tela. Informa o documento da nota, a data da compra e o plano de contas. A compra nasce Em aberto, então dá para montar aos poucos e conferir antes de confirmar qualquer coisa.
2
Adiciona os produtos da nota
Busca o produto pelo nome e, ao selecionar, a linha já mostra o custo antigo e o estoque atual dele. Você preenche quantidade e custo unitário, e o subtotal vai somando. Desconto e acréscimo da nota entram no rodapé e formam o total da compra.
3
Em finalizar, decide como o custo muda
A tela lista os itens com custo antigo, custo novo e o markup anterior. Você escolhe entre custo médio, que pondera com o estoque que você já tem, e último custo, que substitui pelo custo desta entrada. É aqui também que dá para corrigir o preço de venda dos itens que ficaram mais caros.
4
Monta o pagamento ao fornecedor
Forma de pagamento, banco, número de parcelas e intervalo entre elas. O preview mostra as parcelas com os vencimentos antes de você confirmar, e cada data pode ser editada individualmente. Parcela que já foi paga pode ser marcada como paga na hora.
5
Confirma, e o resto acontece em cadeia
No Finalizar compra tudo é gravado junto: as quantidades entram no estoque, o custo de cada produto é atualizado, as parcelas nascem no contas a pagar em nome do fornecedor e a compra passa para finalizada. Cada entrada vira uma linha no histórico, com o saldo antes e depois.
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As telas que compõem o controle
Três módulos que dividem a mesma base. O que acontece em um aparece nos outros, sem duplicar lançamento.
Finalização da compra
O momento em que tudo acontece: modo de custo, rateio de desconto e acréscimo, atualização do preço de venda, entrada no estoque e geração das parcelas. Se algo saiu errado, a compra pode ser estornada e tudo volta atrás.
Ajuste de estoque
Para o que a compra e a venda não explicam: quebra, vencimento, perda, uso interno, conferência de inventário. Corrige vários produtos de uma vez, com observação do motivo e registro de quem fez. Também pode ser estornado.
Histórico de estoque
A trilha de cada produto, movimento a movimento, com tipo, origem, quantidade, quem fez e o saldo anterior e o posterior. Filtra por produto e por tipo, e conta quantas entradas e saídas houve no recorte.
Baixa automática na venda
Não é uma tela, é o que acontece sem você ver. Ao finalizar a comanda, o produto vendido sai do estoque, e volta se a comanda for estornada. É o que mantém o número certo sem depender da memória de ninguém.
Alertas e relatórios
A lista do que zerou e do que ficou com saldo negativo, o ranking do que mais girou, o desempenho por fornecedor e a evolução do custo unitário. Tudo exportável em PDF, Excel ou CSV.
Conhecer as telas do estoque
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O que o controle de estoque do Belflow oferece
O trabalho é lançar a compra. Daí em diante o sistema mantém custo, estoque e financeiro conversando entre si.
Custo médio ou último custo
Você decide a cada compra como o custo do produto será recalculado, e o custo antigo fica guardado para comparação.
Desconto e acréscimo rateados
O abatimento da nota é distribuído proporcionalmente entre os itens, então a margem é calculada sobre o custo efetivo.
Preço de venda na mesma tela
O custo novo aparece ao lado do antigo e você corrige o valor de venda na hora, item por item.
Parcelas no contas a pagar
Número de parcelas, intervalo e vencimentos, com a possibilidade de ajustar cada data individualmente.
Baixa automática na venda
Comanda finalizada tira o produto do estoque, e o estorno da comanda devolve a quantidade.
Estorno de compra e de ajuste
Lançamento errado não vira problema permanente: o estorno desfaz o efeito e fica registrado com data e autor.
Saldo anterior e posterior
Cada linha do histórico mostra de quanto para quanto o estoque foi, que é o que permite auditar uma divergência.
Separado por unidade
Cada unidade tem o próprio estoque e as próprias compras, sem misturar o movimento de uma com o da outra.
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Coloque a primeira nota e veja o ciclo rodando
Compras, ajustes e histórico já vêm no Belflow, sem configuração à parte. Nos 7 dias de teste dá para lançar uma compra de verdade, vender um produto numa comanda e acompanhar o saldo mudar no histórico.
Perguntas frequentes sobre compras e estoque
Quase sempre porque algum dos três movimentos não foi registrado: a entrada da compra, a saída da venda ou o ajuste de uma perda. Quando a compra alimenta o estoque e a venda baixa sozinha, sobra apenas o ajuste para registrar, e a divergência deixa de ser rotina.
Sim. Ao finalizar a comanda, os produtos vendidos saem do estoque sem ninguém precisar lançar nada. Se a comanda for estornada depois, as quantidades voltam. A baixa nunca trava o atendimento: se algo falhar nela, a comanda é finalizada do mesmo jeito e a falha fica registrada.
Quatro coisas de uma vez: os produtos entram no estoque, o custo de cada um é atualizado, as parcelas são lançadas no contas a pagar com os vencimentos definidos, e a compra passa de em aberto para finalizada. Você ainda pode aproveitar a tela para atualizar o preço de venda dos itens que ficaram mais caros.
Os dois, e a escolha é sua a cada compra. No custo médio, o custo do produto passa a ser a média entre o que ele já custava e o que acabou de chegar. No último custo, o valor da compra nova substitui o anterior. O custo antigo fica guardado no item da compra, então dá para comparar depois.
Entram, rateados proporcionalmente entre os itens. O custo que vai para o produto é o custo unitário efetivo, já com a parte dele no desconto e no acréscimo da compra, e não o valor cheio da linha. Sem isso, a margem calculada em cima do custo ficaria errada.
Sim. Na finalização você define o número de parcelas, o intervalo entre elas e a data do primeiro vencimento, podendo ajustar cada vencimento individualmente. As parcelas nascem no contas a pagar em nome do fornecedor, na conta do plano de contas configurada para compras.
Dá, pelo ajuste de estoque. Você corrige vários produtos de uma vez, deixa a observação do motivo, e o ajuste fica registrado com quem fez. Se o ajuste tiver sido feito errado, ele pode ser estornado, e o estorno também fica registrado com data e autor.
Pelo histórico de estoque. Cada movimento guarda o tipo, a origem (compra, comanda, ajuste, abastecimento, estorno ou saldo inicial), a quantidade, quem fez e, principalmente, o saldo anterior e o saldo depois. Dá para seguir a trilha de qualquer produto do saldo atual até a primeira entrada.